Effectuer une veille réglementaire est impératif pour sécuriser l’environnement juridique d’une entreprise. Pour ce faire, il faut structurer le processus de veille juridique afin d’identifier les textes applicables. Ce travail demande énormément d’organisation et doit se scinder en trois étapes.
Première étape de la veille réglementaire : identifier les textes applicables
La mise en place d’une veille réglementaire efficace nécessite de pouvoir répondre aux exigences réglementaires en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement (HSE). Ainsi, il faut trouver les bonnes informations en identifiant les textes et normes relatifs au secteur d’activité de l’entreprise. L’étape suivante consiste à suivre l’actualité de cette réglementation, voire à anticiper son évolution mais aussi à identifier les risques liés aux exigences réglementaires.
Mise en place du processus de veille juridique
Le processus de veille réglementaire doit permettre de constituer une base de données facile d’accès qui permette d’avoir le matériel juridique nécessaire à portée de main. Et pour ce faire, il faut suivre un processus de veille rigoureux. L’idéal est de suivre une formation professionnelle à la sécurité industrielle.
Désigner les acteurs de la veille réglementaire
La concentration de la veille juridique entre les mains d’un juriste est la solution la plus efficace. Si l’entreprise n’en dispose pas, il faut désigner les personnes responsables. Si la veille HSE doit être confiée au service des ressources humaines, la direction technique doit se faire confier la veille réglementaire en matière de normes techniques.
Seconde étape de la veille réglementaire : analyser les textes et les nouveautés juridiques
L’analyse et l’évaluation des nouveaux textes font partie d’une bonne veille réglementaire. En effet, il faut étudier soigneusement l’information pour procéder à sa mise en place dans l’entreprise et à son application pratique.
Identifier les sources du droit pour une veille réglementaire réussie
Pour que votre veille réglementaire soit efficace, il convient en premier lieu d’apprendre à identifier la source du droit. S’il y a un service juridique dans l’entreprise, la tâche sera facilitée. Si tel n’est pas le cas, il est possible de s’abonner à une base de données professionnelle ou à la newsletter d’un organisme professionnel.
Enfin, s’il faut toujours commencer par les textes concernant la France, il ne faut pas négliger le droit international et européen.
Bien étudier les textes pour réussir sa veille réglementaire
La règle d’or d’une veille réglementaire réussie est de procéder en premier lieu à l’identification des textes applicables aux entreprises du secteur. Ensuite, il faut en étudier soigneusement le contenu pour déterminer si son entreprise est concernée.
Si oui, il faut établir une fiche et soigneusement classer texte et fiche.
Troisième étape de la veille réglementaire : la diffusion de l’information dans les services
Cette étape ne saurait être négligée. Une information n’est efficace que si elle arrive au bon destinataire. Et chaque destinataire doit être informé des risques liés à la santé, la sécurité et l’environnement.
Mettre en place une liste de diffusion avec un référentiel réglementaire listant les actions de conformité à mener
Cette liste est l’un des outils les plus importants de cette veille. Elle permet au management de s’assurer que les exigences réglementaires seront connues de chacun. De plus, elle permettra de coordonner les actions de mise en conformité.
Prévoir un outil permettant un audit de conformité
Le meilleur processus de veille juridique sera inefficace si la gestion des informations est négligée. Il faut donc prévoir un plan visant à vérifier la conformité des processus applicables dans l’entreprise avec les exigences réglementaires.
Gesip apporte son expertise aux acteurs du monde industriel et de la logistique. Nous accompagnons les industriels en proposant des formations, des audits et des prestations de service visant à améliorer leurs performances en termes de sécurité. Nous mettons nos compétences au service de la sécurité industrielle en organisant des groupes de travail et en élaborant des guides techniques servant de référence à l’édiction de nouvelles réglementations.